Za nami sezon świąteczny. Radosne wspomnienia, zacne potrawy mile trącają nostalgiczne struny w naszych sercach, a rozpieszczony kolejną okazją do zabawy umysł, ochoczo pożegnał stary i powitał nowy rok, dopiero niedawno wracając do rzeczywistości.
Okres bezpośrednio po powrocie do biura zwykliśmy nazywać sezonem ogórkowym, bądź nie mniej poetycko, pustynią. Brakuje sposobności do uwolnienia myśli od codziennej harówki, zimne, bezlitosne szczypce targetów stopniowo zaciskają się wokół ciepłych wspomnień. Szczęśliwie na szarym horyzoncie majaczy niewyraźny kontur kolejnej okazji do celebrowania.
Tym razem nie spoglądamy w niebo czy kalendarz, a koncentrujemy swą przychylną uwagę na sztuce, którą obserwujemy wokół nas. Codzienne, korporacyjne zmagania łatwo przyrównać do tragikomedii pomyłek, niezdarnie rozgrywanej na biurowej scenie, w świetle kontrolujących jakość jupiterów, płonących aprobującym zielonym światłem lub karzącym czerwonym blaskiem. Dziś, moi Drodzy czytelnicy, odsuwamy kotarę i zaglądamy za kulisy wielkiego przedstawienia. Dobry aktor byłby nikim bez odpowiedniej charakteryzacji, poszczególne etapy fabuły ratuje mistrzowska scenografia. A muzyka, rekwizyty? Adekwatne oświetlenie, suflerka, o tak, korporacyjną inscenizacją zarządza hydra zwieńczona licznymi, koronowanymi głowami, a każdym z owych czerepów steruje szyja. Zorganizowanie sali, wyposażenie w odpowiednie materiały i poczęstunek, posegregowane, na czas dostarczone dokumenty, przywitanie klientów, administracja biura… to tylko kilka obowiązków spoczywających na gibkich i mocnych szyjach asystentek i sekretarek.
Co prawda Międzynarodowy Dzień Sekretarki i Asystentki wypada w tym roku 25 kwietnia, lecz w Polsce to święto od kilku lat obchodzimy 25 stycznia. Dlatego tych kilka skromnych znaków składam dziś w intencji ciężko pracujących, często niewidocznych, pracowników administracyjnych.
Jako pracownicy korporacji zwykliśmy wiele aspektów biurowego życia przyjmować za pewnik. Potrzebujesz salki, idziesz do recepcji. Chcesz szybko skopiować stos dokumentów, biegniesz do dużego biurka w holu. Nie możesz dostać się do szafki z ważnymi papierami, pędzisz do asystenckiego kontuaru, gdzie zamawiasz następną kolejkę skutecznych rozwiązań. Pracownicy administracyjni to duchy, nie pojedyncze instrumenty, a całe orkiestry, odpowiednio nastrojone do każdego gatunku muzyki. Podstawową cechą dobrej asystentki jest adaptacja. Do warunków panujących w danym biurze, charakteru lokalnego korpowładcy, czy humorów poszczególnych klientów. Recepcjonistka to mechanik, psycholog, powiernik, aktor, organizator, a nawet projektant i poliglota. Język biznesu, angielski, żargon poszczególnych wydziałów i departamentów, bełkot IT, wszystkie wymienione muszą być opanowane do perfekcji, inaczej w roli asystentki nie przetrwasz nawet tygodnia!
Pamiętasz jak organizowałeś szkolenie z technik sprzedażowych, a w ostatniej chwili okazało się, że nie ma wolnej sali? Tak, to szkolenie z fioletowymi slajdami. Owszem, świetnie dobrane kolory, idealna czcionka. Pamiętasz? Martwiłeś się, że znudzony oczekiwaniem klient wycofa się z umowy, a tymczasem do twoich rąk trafiły klucze do już przygotowanej i w pełni wyposażonej salki? Wspomnianych kluczy nie dostarczyły poczciwe elfy, lecz dyskretni pracownicy administracyjni. Recepcjonistka posprzątała salę, ustawiła klimatyzację, wymieniła kwiaty na nowe, a asystentka osobiście dobrała kolory w prezentacji. Tak, pasują do twoich oczu, a czcionkę zmieniła w ostatniej chwili słusznie zauważając, że Comic to nie najlepszy wybór…
Jestem dziś w nostalgicznym nastroju, dlatego odwołam się do kolejnego wydarzenia z przeszłości. Pewien prezes wpadł na pomysł (a raczej posłuchał rady asystentki) i postanowił obdarować każdego pracownika tabliczką czekolady. Przebrał się w kupiony przez sekretarkę strój św. Mikołaja i w asyście dwóch pracowników administracyjnych przystąpił do dzieła. Efekt nieco zepsuł fakt, iż imiona oraz role poszczególnych korpoludków każdorazowo szeptał prezesowi na ucho asystent, podczas gdy drugi prowadził dyrektora za rękę po biurze, wprawiając go w osłupienie na widok pozostałych dwóch pięter, o których korpowładca zdawał się nie wiedzieć. Najwyraźniej do biura docierał śmigłowcem… Dodam, że w ramach oszczędności wspomniane czekolady należało przepakować i umieścić na nich wydrukowane na biurowym sprzęcie etykiety. Rękami pracowników administracyjnych, a jakże. Do licznych kompetencji dzisiejszych bohaterów dokładamy funkcję opiekunki oraz przewodnika.
O szczególnym charakterze i niebagatelnej roli asystentek w korpoteatrze świadczy również oszczędne nazewnictwo piastowanych stanowisk. Zwyczajowo managerów są dziesiątki rodzajów, to samo z szeregowcami, niezliczone polsko – angielskie potworki w typie Super Data Specialist, albo Wyższy senior data analyst, w przypadku administracji nie występują w równie znaczącym natężeniu. Asystentka, sekretarka, recepcjonistka. Nie ma sensu nadawać fałszywych przydomków, wykonywane obowiązki przemówią same za siebie.
Poświęćmy akapit, aby dopisać kolejne wersy do już pokaźnej litanii talentów recepcjonistki, tudzież kierownika biura. Zamawianie biletów lotniczych, nadawanie przesyłek, segregacja korespondencji, zamówienia biurowe, zgłoszenia awarii, przyjęcie gości, skanowanie dokumentów. Również tych prywatnych, o ile wykażemy się rozsądkiem i zbudujemy odpowiednio koleżeńskie relacje z gabinetem cieni.
Na koniec oddaję głos byłej recepcjonistce i asystentce i tak się składa pomysłodawczyni tej gazety Justynie Szawłowskiej.
„Drogie asystentki, sekretarki i office managerowie, to, co opisał zwykły, szary korpoobywatel, nawet w minimalnym stopniu nie pokazuje ogromu wykonywanej przez was codziennie pracy. Jaki to zawód, jak bardzo wymagający wiem doskonale, bowiem swoją karierę korporacyjną 15 lat temu jako młoda dziewczyna zaczynałam właśnie od tego stanowiska. I wiem dobrze, że ta praca to dużo więcej niż podawanie ciastek do sal konferencyjch. Recepcja to najważniejsze, zaraz po gabinecie prezesa, miejsce w firmie. To tu dzwonią klienci, to tu czekają faktury do wprowadzenia w system, to tu często odbywają się negocjacje z dostawcami telefonii komórkowej czy podejmowane są decyzje odnośnie zakupu nowych urządzeń biurowych za olbrzymie pieniądze. Uwierzcie mi czytelnicy, że te dziewczyny ( są też panowie, choć nieliczni niestety) w każdej minucie swojej pracy chcą wam ułatwić życie, sprawić, by korporacja działała i wszystko się kręciło. I nawet nie zdajecie sobie sprawy, jak bardzo to wszystko od nich zależy.
Zapamiętajcie więc drogie korpoludki, że jeśli recepcjonistka odmawia czegoś, to znaczy, że ma do tego powody. Pamiętaj, ty jesteś jednym interesantem, a osób w ołpen spejsie np. sto. Sztuka asertywności to podstawa w tym zawodzie. Szanujcie recepcjonistki i asystentki, bo to multikombiwary, wszechstronnie uzdolnione osoby, które potrafią ustalać priorytety swoich zadań i jeśli tylko będziecie traktować je z szacunkiem i doceniać ich pracę, z pewnością nigdy nie zostaniecie pozostawienie samym sobie w dramatycznej sytuacji, gdy zatnie się papier w drukarce.
Czasem tylko poczekajcie aż skończy załatwiać grubszy kontrakt na mycie okien przez alpinistów w całym biurowcu wart dziesiątki tysięcy złotych, bo są sytuacje, kiedy twój zacięty papier nie jest dla niej pożarem.
W tym miejscu pozdrawiam wszystkie recepcjonistki i asystentki. Kilkuletnia praca na tych stanowiskach dała mi wiedzę i umiejętności, które dziś wykorzystuję na co dzień w pracy nad tą gazetą. Uważam, że to idealne stanowisko dla młodych, zaczynających zawodową karierę, zwłaszcza dla osób, które nie do końca wiedzą jeszcze, w którym kierunku pójść. Recepcja daje możliwość poznania wszystkich działów w firmie i tak naprawdę liźnięcia obowiązków każdego z nich. Moje zdanie jest takie, że dobra recepcjonistka nigdy nie popracuje za długo na tym stanowisku. Jeśli się sprawdzi i wykaże, dobry lider to wychwyci momentalnie i awansuje. Tak było w moim przypadku i najbardziej doceniam na przestrzeni lat właśnie doświadczenia zebrane w pracy asystenckiej.
Naczelna gaduła, jak zwykle się rozpisała. Znowu ja, wasz korpodziennikarz, przejmuję władzę nad artykułem. Drogie asystentki, recepcjonistki, sekretarki, kierowniczki biura, ostatni akapit kieruję bezpośrednio do Was. Wiemy, że ciężko pracujecie, skryte w cieniu innych korpoludków, czujecie jednocześnie dumę i pewne rozczarowanie, bo nie zawsze los jest w stanie wynagrodzić Was za poniesiony trud. Dlatego w dniu Waszego święta, życzę wszystkim bohaterkom zdrowia, satysfakcji z wykonywanej pracy oraz dużo uśmiechu w nowym roku.
#Albert Kosieradzki
