Wystarczy otworzyć outlook, by wiedzieć, kto u ciebie w firmie „siedzi po nocach”. To ci, którzy notorycznie wysyłają maile o tak egzotycznych porach jak piątek 22.47, poniedziałek 5.02 albo sobota po południu. Skąd to się bierze? Czemu służy?

Dawno temu w oddziale bardzo dużej i znanej firmy jeden z menedżerów na weekly review podzielił się z teamem taką oto niepokojącą refleksją: „zauważyłem, że między trzecią a czwartą w nocy zawsze jest przerwa w wysyłaniu maili”. W wyniku ożywionej dyskusji ustalono, że prawdopodobnie ta dziwna i zastanawiająca luka wynika z tego, że firmowe „skowronki” zwykle wstają najwcześniej o czwartej, zaś „sowy” idą spać najpóźniej o trzeciej. W ten oto sposób problem został zmenadżowany, ryzyka zmitygowane, wszyscy odetchnęli z ulgą.
Od tamtego zebrania minęło naście lat. Pojawiło się pokolenie Y, milenialsi, otwarcie unijnych rynków pracy, work-life balance, praca zdalna, poczta i komunikatory w służbowych smartfonach, a w niektórych firmach nawet (!) płatne nadgodziny. Słowem: świat się zmienił. Wydawałoby się, że sytuacja, w której ktoś o 23.48 wysyła e-mail, a nazajutrz o 5.12 już przypomina się z tematem, w dzisiejszych czasach jest nie do pomyślenia. A jednak nocne maile znów wracają do łask.

Jak to możliwe?
Najprostsze wyjaśnienie, które od razu się nasuwa, to chęć zaimponowania innym. Tak jak niejeden bywalec dyskotek w remizie strażackiej przez pół dnia montuje pod podwoziem swojego dwudziestoletniego bmw fioletowe LED-y z Lidla, które potem pod remizą odpali w środku nocy, by zaimponować wszystkim „laskom”, tak niejeden bywalec organizowanych w konferencyjnej project updates przez pół dnia draftuje maile, które potem pod kołderką odpali w środku nocy, by zaimponować wszystkim friends & colleagues. Ojej, jakie to tandetne! Fuj!
Czy aby na pewno? Otóż nie! Tu nie chodzi tylko o zaimponowanie. To jest element szerszej strategii.
Gdy na co dzień podkreślasz, jak bardzo jesteś zarobiony, że masz teraz takie straszne spiętrzenie tematów, że ledwo wyrabiasz, że chyba zaraz się sklonujesz, że jaka szkoda, że headcounty już klepnięte w overheadach, bo bez wsparcia to ciężko będzie dowieźć kej-pi-aje, a do tego na hasło „mam do ciebie temat” robisz przerażoną minę – to wtedy nocne wysyłanie maili jest już tylko wisienką na torcie.
Nic tak nie wzmocni twojego wizerunku osoby strasznie zajętej Bardzo Ważnymi Sprawami, jak wysyłanie maili w środku nocy. Dla lepszego efektu wybieraj tematy dotyczące wielu adresatów i używaj opcji „odpowiedz do wszystkich” (Shift + Ctrl + R).

Nie tylko wizerunek
Ciekawych obyczajów związanych z wysyłaniem maili jest znacznie więcej. Czy zdarzyło ci się kiedyś współpracować z osobą, która na każdy twój mail odpowiada po minucie, zadając trudne pytanie, requestując o informację lub prosząc o przypomnienie się z tematem next week? Jeśli tak, to znaczy, że zetknąłeś się z ofensywą komunikacyjną. Na czym to polega?
Zasada jest prosta. W komunikacji mailowej możesz być albo w defensywie (gdy to ty masz wykonać kolejny ruch), albo w ofensywie (kiedy wszystkiego dopełniłeś i to druga strona musi wykonać ruch, a ty tylko możesz przypominać się z zaległym tematem). Bycie w ofensywie zawsze daje przewagę. Jak w futbolu – ciągłe trzymanie piłki na połowie przeciwnika powoduje, że nie stracisz ani jednej bramki. Nikt ci nie zarzuci, że opóźniasz projekt, że nie traktujesz Bardzo Ważnych Spraw priorytetowo albo, że źle zarządzasz czasem, skoro nie odpowiadasz na mail w ciągu 48 godzin. I masz na to dowody na piśmie.
Jeszcze inną taktyką są maile sondujące dostępność. Najczęściej wysyłają je asystentki, panie z HR-u lub koordynatorzy projektów do dyrektorów tudzież innych Bardzo Ważnych Osób. Treść jest banalna (np. przekazanie jakiejś mało istotnej informacji) i wiadomość nie wymaga odpowiedzi. W takim razie po co się ją wysyła? Sekretem jest użycie opcji „żądaj potwierdzenia przeczytania” (lewy Alt – U – C). Jako nadawca maila otrzymujesz w ten sposób informację na wagę złota: oto właśnie teraz, w tym momencie Bardzo Ważna Osoba, na której decyzję czekasz trzy tygodnie i bez której nie zrobisz targetu, przegląda maile na telefonie lub nawet siedzi przy biurku! Od razu dzwonisz i nie rozłączasz się, dopóki nie uzyskasz okejki lub chociaż twardego commitment’u.
A teraz puenta. Zanim następnym razem wyślesz mail (Ctrl + Enter), pomyśl sobie jakie to wspaniałe narzędzie i jak wiele możliwości kreowania własnej kariery przed tobą otwiera. Mała rzecz, a cieszy!

#Zdzisław Puzon