Z jednej strony napięte dedlajny i standardy, z drugiej masa niepotrzebnych spotkań, calli i prezentacji. Zarządzanie czasem w korporacjach wciąż pozostawia wiele do życzenia.Obserwuję to zawsze w sytuacjach, kiedy jest najwięcej pracy. Trwa walka z projektem, żeby wszystko dopiąć na czas albo jest zamknięcie miesiąca czy kwartału. Liczy się każda minuta w osiągnięciu celu i wtedy ktoś z kadry zarządzającej lubi sobie przypomnieć o najmniej istotnych aktualnie sprawach. A to wyśle ankietę satysfakcji z pracy, a to ustawi calla z planowanych zmian w systemie po 2154 roku. Osobiście najbardziej mnie wkurza, kiedy ktoś z menedżerów wrzuci do kalendarza town hall – oczywiście w zaproszeniu robiąc maślane oczy, że wie, że to okres intensywnej pracy itd., ale wierzy, że wśród codziennych wyzwań znajdziemy czas na spotkanie. Żeby urządzić rutynowe pogadanki – o tym, że mamy kulturę różnorodności, że rozwijamy się (choć przyrost zysków firmy nijak nie ma przełożenia na wynagrodzenia pracowników). A robota stoi. Człowiek wtedy siedzi i liczy minuty do końca i zastanawia się, ile w tzw. międzyczasie wpadło maili, ile jest z kategorii super pilne i czy telefon świeci się na czerwono od nieodebranych połączeń. Zdarza mi się siedzieć posłusznie na takich nasiadówkach, bo z reguły obecność jest obowiązkowa, ale pierwsze słowa, jakie zazwyczaj wymienia się na koniec z towarzyszami niedoli to: strata czasu. Spotkań i telekonferencji, z których nic nie wynika, jest cała masa. Najczęściej mają na celu pranie mózgu pracownikom – że korporacja o nich dba i co zrobiła dobrego w minionym roku (zgrabnie przemilczając brak podwyżek i premii rocznej). Zastanawiam się, czy organizatorzy i prowadzący takie korpopropagandowe spotkania miewają czasem chwile refleksji. Że w kółko opowiadają te same bzdury, w które sami być może nie wierzą i marnują swój i przede wszystkim nasz cenny czas, zwłaszcza w tych dniach, kiedy jest najwięcej do zrobienia.
Innym przykładem czasowego marnotrawstwa jest nierównomierne obciążenie zadaniami. Pracuję w zaledwie kilkuosobowym zespole, gdzie każdy jest odpowiedzialny za odrębny proces. Z tym, że jeden proces wymaga skupienia uwagi zaledwie przez dwie godziny dziennie, inny – stałej gotowości do odpowiadania na maile, telefonowania, raportowania. Urwanie głowy, krótko mówiąc. I gdy taki zarobiony delikwent walczy codziennie o przetrwanie, inni mają czas na przejrzenie Pudelka, wypicie czterech kaw i pójście na plotki na inne piętro. Oczywiście nikt nie wyjdzie przed szereg i nie zaproponuje przejęcia części obowiązków od kolegi czy koleżanki. I tym samym pracownicy są niezadowoleni (przynajmniej część) i traci na tym firma. Bo trzeba płacić więcej tym, co notorycznie wyrabiają nadgodziny mając problemy z ogarnięciem zadań i stałą pensję dla tych, co się przemęczać nie muszą. Z jednej strony wszyscy o tym wiedzą, tylko jakoś nikt z menedżerów nie reaguje. A wystarczy podzielić inaczej obowiązki. Istnieją też zadania, które trzeba wykonywać w teorii, w praktyce są nikomu do niczego niepotrzebne. Ot, choćby generowanie kolejnych zestawień, o które nikt nie prosi. Koleżanka z sąsiedniego zespołu przygotowuje codziennie raport będący kompilacją danych z mojego i jej zespołu. Taka robota głupiego – to, co zostało pokazane pół godziny wcześniej w dwóch odrębnych raportach, trzeba skleić w jeden i zmienić parę komórek w Excelu. Raz poszła na L4, a że siedzi na drugim końcu piętra, nikt nie zauważył jej nieobecności. Raport nie wyszedł od nas przez cztery dni z rzędu, zanim się zorientowaliśmy. Problem w tym, że nikt się o niego nie upomniał, a otrzymuje go co najmniej kilkadziesiąt osób. To znaczy, że jest absolutnie zbędny. A my codziennie marnujemy pół godziny, żeby po raz kolejny obrobić te same dane.
W korporacjach niby na wszystko są odpowiednie standardy i procedury, ale jak się dobrze przyjrzeć, to często panuje w nich chaos. To też jest przyczyną marnowania czasu. Bo czasem procedury wymagają angażowania wielu stron w dany proces, podczas gdy można go znacznie skrócić. I znowu przykład z własnego podwórka. Pracuję w Dziale A, Dział B zaś przysyła mi prośby o instrukcję księgowania. Oba zespoły wiedzą, jaka jest poprawna instrukcja, ale ja muszę jeszcze napisać do Działu C i poprosić o detale. Dział C odpisuje do mnie (zawsze to samo) i dopiero kiedy mam ich wskazówki, mogę odpowiedzieć do Działu B. Brzmi skomplikowanie? Najprościej byłoby wyłączyć mnie z tego czasochłonnego procesu i niech Działy B i C dogadują się między sobą, ale po co. Bywają momenty, kiedy uda nam się całą korespondencję mailową wymienić w ciągu 15 min, ale wystarczy, że kogoś nie ma przy biurku i już marnuje się pół dnia. Bo potem ktoś przeoczył, zapomniał odpisać itp. i czasem, żeby zaksięgować niewielką kwotę, trzeba kilkanaście razy się dopytać, czy można prosić o odpowiedź. Czas leci, ale procedura rzecz święta i z tym się nie wygra.
Skoro jesteśmy przy temacie źle ułożonych procesów i marnowania czasu, to warto wspomnieć o ostatnim krzyku mody na Lean. Jest to metodologia polegająca na „uszczuplaniu” procesów o elementy zbędne i wyszukiwaniu obszarów generujących straty. Pracownicy są zachęcani do tego, żeby identyfikować niepotrzebne elementy i zgłaszać propozycje ich rozwiązań. W nagrodę – pochwalny email do wszystkich świętych z naszym imieniem albo uścisk dłoni szefa departamentu. Ta metoda czasem się sprawdza, choć często widzę, że jedne bzdury zastępują inne. W miejsce zadania generującego straty pojawia się inne – do czasu, kiedy ktoś ponownie stwierdzi, że trzeba wymyślić coś nowego. Żeby nie tracić czasu, trzeba by było zrewidować niektóre procesy od podstaw i stworzyć je od nowa. A chętnych na to raczej brak.
W zarządzaniu czasem ogromną rolę powinien odgrywać menedżer. Ma ustalać priorytety i rozdzielać zadania, a w sytuacjach, kiedy pracy jest bardzo dużo, umieć odmówić wysłania zespołu na bzdurny meeting. W praktyce często jest tak, że menedżer nie zna procesu, który wykonują jego podwładni – więc nie umie ocenić, na czym powinien się skupić w danym momencie pracownik i często przydziela abstrakcyjne zadania w nieodpowiednim momencie. Wszelkie dyskusje są bezsensowne, bo też zabierają cenny czas – a potem siedzi się długo w biurze, wyrabiając często bezpodstawne nadgodziny. A w katalogu e-learningów wśród tzw. szkoleń miękkich znajduję szkolenia z zarządzania czasem – pytanie, kto powinien je zrobić pierwszy?
# emes