Wybuch pandemii koronawirusa i przepisy, które weszły w związku z tym w życie, mocno odbiły się na przedsiębiorcach. Z drugiej jednak strony kryzys to taki moment, w którym innowacje rozwijają skrzydła. Podobnie jest w przypadku RPA. Dzięki zastosowaniu robotyzacji, wielu przedsiębiorców mogło kontynuować swoją działalność, a potrzeba tej technologii stała się jeszcze większa.
Czym są roboty RPA?
RPA znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie praca wykonywana przez człowieka jest rutynowa, powtarzalna i nie wymaga podejmowania decyzji. Roboty RPA są programowane do samodzielnego wykonywania działań o różnym stopniu skomplikowania. Robotyzacja wykorzystywana jest tam, gdzie integracja wielu systemów informatycznych jest droga i czasochłonna. Działanie robotów polega na imitacji ludzkich zachowań – posługują się systemami informatycznymi w dokładnie taki sam sposób. Logują się, więc do konkretnych programów, pobierają potrzebne dane oraz umieszczają je we wskazanych bazach danych.
RPA – jak to działa?
System RPA tworzy listę akcji do wykonania, bazując na obserwacji działań użytkownika. Następnie robot sam odtwarza listę i realizuje zapisane czynności, tak samo jakby zrobił to pracownik. Loguje się do konkretnego programu, wyszukuje odpowiednie dane, których akurat potrzebujemy, kopiuje je i przenosi do innej aplikacji. Dzięki temu robot potrafi np. odebrać wiadomość email z fakturą, odczytać z niej dane i przepisać je do systemu księgowego.
Co ważne, wdrożenie tej klasy rozwiązań nie wymaga wprowadzania modyfikacji w już istniejących systemach informatycznych ani przebudowy procesów występujących w przedsiębiorstwie. Narzędzia RPA działają na poziomie interfejsu użytkownika (GUI) tak, jak robią to operatorzy – ludzie. Dzięki temu wykorzystana jest logika biznesowa zaszyta w zrobotyzowane aplikacje, co rozwiązuje problem jej odtworzenia, występujący w tradycyjnym modelu integracji systemów informatycznych lub ich rozwoju.
Fintech pokochał RPA
Pracownicy instytucji finansowych i firm ubezpieczeniowych każdego dnia mają do czynienia ze skomplikowanymi procesami oraz setkami baz danych. Branża ta, również za sprawą open bankingu, bardzo mocno rozwija się w ostatnim czasie. Nic, więc dziwnego, że przedstawiciele tego sektora chcą odciążać swoich pracowników w wykonywaniu żmudnych, powtarzalnych czynności. Lepiej ich energię i zaangażowanie przekierowywać na bardziej kreatywne zadania, a te proste pozostawić robotom.
Robotyzacja jest kolejnym etapem automatyzacji procesów
– Jest wiele czynników, dla których bank zdecydował się na wdrożenie robotyzacji procesów. Najważniejsze z nich to z pewnością możliwość osiągania optymalizacji kosztowych, wydajniejsze zarządzanie zasobami, dodatkowe zabezpieczenie procesów, funkcji kontrolnych oraz zachowanie odpowiedniej terminowości i jakości realizacji zadań, niezależnie od ich wolumenu. Robotyzacja jest kolejnym etapem automatyzacji procesów, które bank stosuje z powodzeniem już od wielu lat. – komentuje Arkadiusz Szot, Dyrektor Biura Rozwoju Obsługi i Operacji PKO Banku Polskiego.
Arkadiusz Szot tłumaczy, że bank wykorzystuje robotyzację w tych procesach, które są przede wszystkim masowe, proste, powtarzalne a ze względu na skalę swojej działalności takich miejsc jest w banku bardzo wiele. Robotyzacja wspiera realizację procesów obsługowych, operacyjnych, rachunkowości, rozliczeń, windykacji czy nawet obsługi prawnej.
Roboty wspomagają naszą codzienną pracę
Firma ubezpieczeniowa Aviva korzysta z rozwiązań klasy RPA już od prawie 4 lat. Z sukcesem wdrożyła produkcyjnie ponad 60 robotów. Ich praca wykorzystywana jest na wielu płaszczyznach w różnych obszarach – w Operacjach, dziale IT czy HR.
– Nasze roboty pomagają w tworzeniu korespondencji do klientów, wspomagają procesy roszczeniowe w ubezpieczeniach majątkowych czy życiowych. Wykorzystujemy je w pracy raportowej, a także przy rozliczeniach należności – tłumaczy Katarzyna Wrześniewska, Menedżer Sekcji Automatyzacji Procesów w Avivie.
Z robotów korzystamy już od ponad 10 lat!
Rekordzistą, jeśli chodzi o doświadczenie z RPA, jest ING Bank Śląski. Korzysta on z tej technologii już od ponad 10 lat i na ten moment w firmie jest około 2 tys. pracujących robotów.
– Mamy bardzo duże doświadczenie w tym temacie. Z robotów korzystamy między innymi w obszarze pionu operacji, gdzie zrobotyzowaliśmy różnego rodzaju czynności związane z obsługą posprzedażową produktów bankowych. Szczególnie dotyczy to obszaru kredytów detalicznych i korporacyjnych. Tu warto zaznaczyć, że wiele operacji odbywa się na rachunkach w trakcie życia kredytu. Klienci proszą nas o różnego rodzaju zmiany, podpisujemy aneksy, co w efekcie wymaga wprowadzania zmian w naszych systemach centralnych. Bardzo często do ich wprowadzania używamy właśnie robotów – mówi Przemysław Lewicki, Dyrektor Centrum Operacyjnej Transformacji Cyfrowej w ING Banku Śląskim.
Przemysław Lewicki dodaje też, że roboty znajdują zatrudnienie nie tylko przy bieżącej działalności operacyjnej. ING Bank Śląski wykorzystuje tę technologię również do testowania nowych produktów. Dzięki temu bank nie musi budować skomplikowanej infrastruktury, która jest kosztowna i wymaga dużych nakładów czasu.
RPA pomaga w okresie pandemii
– Z robotami na pokładzie żadna pandemia nam niestraszna, a i pracownicy są spokojniejsi o swoje procesy, gdy wiedzą, że w tych trudnych czasach są wspomagani rozwiązaniami automatyzującymi. Dodatkowo jesteśmy właśnie w trakcie prac nad platformą integrującą RPA, AI oraz zaawansowaną analitykę. Już teraz widzimy, że te prace przyczynią się do znacznego wzrostu efektywności naszych procesów, co z pewnością docenią nasi klienci – tłumaczy Katarzyna Wrześniewska.
– Okres pandemii to moment, w którym roboty okazały się bardzo przydatne. Pojawiło się dużo nowych regulacji i obowiązków związanych z pandemią. Tego typu zmiany mogliśmy w bardzo szybkim czasie wdrożyć właśnie dzięki wykorzystaniu robotów – dodaje Przemysław Lewicki.
Czy roboty zabiorą nam pracę?
To pytanie pojawia się bardzo często. Skoro potrafimy nauczyć roboty wykonywać za nas pracę, może przyjdzie też moment, kiedy przestaniemy być potrzebni? Odpowiadając na to pytanie Przemysław Lewicki tłumaczy, że w ING Banku Śląskim są dwa rodzaje robotów. Jedne pracują bez udziału człowieka, a drugie współpracują z nim i są to wirtualni asystenci, z których korzystają pracownicy. Ich zadaniem jest pomoc przy powtarzalnych czynnościach. Pracownicy ING Banku Śląskiego z robotami mają kontakt od wielu lat, i jak podkreśla Lewicki, często sami zgłaszają potrzebę implementacji kolejnych tego typu rozwiązań w nowych obszarach.
Podobnie jest w przypadku Avivy. – Co chwilę pracownicy zgłaszają nam nowe pomysły na wdrożenie robota w ich pracy. Świadomość wykorzystania robotów wśród pracowników naszej organizacji jest bardzo duża, stąd obiegowa opinia, że one zabiorą nam pracę, wywołuje raczej uśmiechy na twarzach niż wyraz obawy – dodaje Katarzyna Wrześniewska.
Roboty nie zastąpią ludzi
Arkadiusz Szot wprost wskazuje, że doświadczenie PKO Banku Polskiego pokazuje, iż robotyzacja nie może we wszystkim zastąpić człowieka, ponieważ wymaga stałego nadzoru i kooperacji z zespołem. Pozwala osiągać większą efektywność, a z drugiej strony umożliwia uwolnienie pracowników od masowych, powtarzalnych i często monotonnych czynności, angażując ich do zadań, których te narzędzia nie są w stanie wykonać. Robotyzacja nie może funkcjonować całkowicie samodzielnie, potrzebuje stałego nadzoru, szybkiej reakcji w przypadku nieprzewidzianego przestoju i ciągłej kooperacji z zespołem, który zmienia i modyfikuje swoje procesy i zakres realizowanych zadań. Roboty z czasem stają się po prostu „członkiem” zespołu.
Robotyzacja również w MŚP
– Technologia RPA jest tak efektywna i powszechnie dostępna, że każdy przedsiębiorca powinien z niej korzystać. Mówię tu o średnich firmach, ale również tych małych. Jako ING mamy ponad 10 lat doświadczenia z robotyzacją i przez ten okres stworzyliśmy własne narzędzie do tworzenia robotyzacji. Oferujemy je dużym korporacjom, ale również średnim przedsiębiorstwom i jesteśmy pewni, że za chwilę będą po nie sięgać również małe firmy, ponieważ widzimy bardzo duży potencjał tej technologii – podsumowuje Przemysław Lewicki.
Jak wygląda proces wdrażania RPA?
Aby lepiej zrozumieć, jak wygląda proces wdrażania RPA, postanowiliśmy porozmawiać z Tomaszem Kmiecikiem, Managing Directorem w G1ANT. Jest to polsko-brytyjski producent oprogramowania klasy RPA. Wybraliśmy akurat tę firmę, ponieważ nie korzysta ona z gotowych rozwiązań rynkowych, ale (jak w przypadku ING Banku Śląskiego) samodzielnie i od podstaw tworzy autorskie oprogramowanie. Pozwala to na „szycie na miarę” narzędzi dostosowanych do danego przedsiębiorstwa.
– W ostatnich miesiącach, w związku z zaistniałą sytuacją pandemii COVID-19, z dużym niepokojem obserwowaliśmy sytuację polskich firm które zaskoczone sytuacją (min. kwarantanną, urlopami opiekuńczymi pracowników) zostały wręcz sparaliżowane w bieżącej działalności. Okazało się, że braki personalne uniemożliwiły normalną pracę. A gdyby tak powtarzalne procesy powierzyć zamiast ludziom to robotom i programom komputerowym z wykorzystaniem sztucznej inteligencji? Właśnie tym się zajmujemy. Optymalizacją kosztów i automatyzacją pracy – komentuje Tomasz Kmiecik.
Etapy wdrażania RPA
Jak tłumaczy Tomasz Kmiecik proces wdrażania RPA podzielić można na kilka etapów. Najpierw odbywa się audyt w firmie, który ma na celu identyfikację procesów. Następnie, firma, która będzie oferować nam swoje rozwiązanie, na podstawie wyników wspomnianego audytu, dobiera odpowiednie dla nas procesy RPA. Kolejnym krokiem jest wykonanie analizy przedwdrożeniowej. Gdy przejdziemy te etapy robot zostaje przygotowany i wdrożony do firmy, a następnie uruchomiony.
Celem projektu wdrożeniowego RPA jest uzyskanie założonych celów jakościowych czy ilościowych. Zarówno w trakcie projektu, jak i po wdrożeniu rozwiązania, potrzebna jest więc kontrola efektów. Ta – w zależności od etapu – obejmuje akceptację projektu, czas jego trwania, akceptację odebranej pracy, a także kontrolę efektów.
Bezpłatny audyt wybranego procesu – wsparcie od G1ANT
Co ciekawe, w obliczu pandemii koronawirusa firma G1ANT, oferuje pomoc w postaci nieodpłatnego przygotowania audytu w wybranym procesie wraz z raportem kalkulacji.
– We wskazanym przez Państwa dziale/obszarze działalności firmy zdefiniujemy, które czynności z powodzeniem mogłyby wykonywać nasze roboty. Jedyne czego potrzebujemy to kilku rozmów z państwa pracownikami z danego działu na temat ich bieżącej pracy. Na ich podstawie ocenimy, które procesy z powodzeniem można zautomatyzować – tłumaczy Kmiecik.
To nie pierwsza tego typu akcja firmy G1ant, więcej dowiesz się z artykułu: Polski startup pomaga szpitalom >>
RPA nie tylko dla dużych korporacji
RPA to nie tylko temat tylko dla dużych korporacji – automatyzacja wybranego procesu w firmie to koszt wielkości kilku tysięcy złotych. Coraz częściej po rozwiązania RPA sięga zatem segment średnich firm dla których najbliższe miesiące to często być albo nie być.
Dzięki robotom nasza praca będzie ciekawsza
RPA to z pewnością przyszłość. Dzięki takiemu rozwiązaniu można efektywniej wykorzystywać zdolności i kompetencje swoich pracowników, bo ich czas zostaje poświęcony na kreatywne czynności. Rynek robotyzacji rośnie i nic w tym dziwnego, każda firma, która decyduje się na takie rozwiązanie nie wyobraża sobie, jak to było zanim “zatrudniła” roboty. Obawa o utratę miejsc pracy jest bezpodstawna. Roboty nie zabiorą nam miejsc pracy, a spowodują, że nasza praca będzie ciekawsza, bo wykonają za nas “czarną robotę”.
Redakcja
KORPO VOICE
